گام به گام تا انتخاب یک سیستم ردیابی متقاضیان فرآیند استخدام کارمندان را تقویت کنید

کسانی که در واحدهای منابع انسانی فعالیت می‌کنند، حتما نام «سیستم‌های ردیابی متقاضیان» (ATS) را شنیده‌اند. این سیستم‌ها که به‌صورت نرم‌افزار در دسترسند به واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا به درخواست‌های شغلی رسیدگی کرده و فرآیند جذب نیرو را مدیریت کنند. اما انتخاب یک سیستم مناسب که پاسخگوی نیازهای سازمان باشد، یک چالش بزرگ است که غلبه بر آن، نیازمند صرف زمان و بررسی جوانب است.

 کسانی که در واحدهای منابع انسانی فعالیت می‌کنند، حتما نام «سیستم‌های ردیابی متقاضیان» (ATS) را شنیده‌اند. این سیستم‌ها که به‌صورت نرم‌افزار در دسترسند به واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا به درخواست‌های شغلی رسیدگی کرده و فرآیند جذب نیرو را مدیریت کنند. اما انتخاب یک سیستم مناسب که پاسخگوی نیازهای سازمان باشد، یک چالش بزرگ است که غلبه بر آن، نیازمند صرف زمان و بررسی جوانب است.

برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، انتخاب یک سیستم ردیابی متقاضیان، نه‌تنها خوشایند نیست، بلکه بیشتر شبیه یک کابوس است. آنچه می‌خوانید، یک راهنمای فشرده اما جامع در رابطه با انتخاب یک سیستم ردیابی مناسب است.

جالب اینجاست که انتخاب یک سیستم مناسب تا حدی شبیه فرآیند جذب نیرو و انتخاب یک کارمند جدید است. در وهله اول، باید محیط سازمان را ارزیابی کنید. نیازهای اساسی شما چیستند؟ در حل چه مشکلاتی تبحر دارید؟ تفکر درباره نیازهای اساسی کمک می‌کند تا به حواشی نپردازید و به این ترتیب در زمان صرفه‌جویی کنید.

پس از تعیین معیارهای انتخاب، باید تک‌تک گزینه‌های موجود را بررسی کنید و ببینید خدمات کدام‌یک از آنها با نیازهای شما بیشتر همخوانی دارد. معرفی یک سیستم جدید در سازمان می‌‌تواند تاثیرات و پیامدهای بسیاری داشته باشد. انتخاب یک سیستم مناسب به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای جذب و استخدام را تقویت کنید.

البته، هرچه قدرت شما بیشتر باشد، مسوولیت‌تان نیز بیشتر است. ممکن است سیستمی را انتخاب کنید که هیچ یک از کارکنان با آن ارتباط برقرار نکنند یا بدتر، به جای اصلاح فرآیندهای استخدام، باعث ایجاد اختلال شود. همه شما را مسوول می‌دانند پس بهتر است برای این تصمیم مهم به شانس اکتفا نکنید.

نکته: بر خلاف سیستم‌های ارتباط با مشتری یا حسابداری که کاربران خاص خود را دارند، سیستم‌های ردیابی متقاضیان، دارای طیف وسیعی از کاربران هستند. این یعنی از مدیران استخدام گرفته تا مدیران اجرایی و مصاحبه‌کنندگان، همه تا حدی با این سیستم‌ها سر و کار دارند.

بنابراین، برای شناسایی نیازهای اساسی باید تمامی اعضای تیم خود را در فرآیند ارزیابی و انتخاب سهیم کنید. ممکن است تصور کنید که با برقراری چند تماس یا اجرای نسخه آزمایشی، وقت خود را هدر داده‌اید اما فراموش نکنید که هزینه‌های یک سیستم نامناسب به مراتب بیشتر از زمانی است که برای یک انتخاب هوشمندانه صرف می‌کنید.

  تفاوت میان ATS و ابزارهای کاریابی

اگر شما نیروهای کار خود را خودتان انتخاب می‌کنید، بهترین گزینه برای شما «سیستم‌های ردیابی شرکتی» هستند. این سیستم‌ها، پلت‌فرم‌هایی هستند که با هدف مدیریت و سازماندهی استخدام‌های داخلی (internal hiring) برای واحدهای استخدام و منابع انسانی طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها تک تک تعاملات میان متقاضی و مسوولان مصاحبه را مدیریت می‌کنند. این نرم‌افزارها معمولا دارای این قابلیت‌ها هستند:

  ابزارهایی برای درخواست و تایید مشاغل

   نرم‌افزار زمان‌بندی مصاحبه‌ها که در سیستم ایمیل شرکت گنجانده شده است

  قابلیتی برای برقراری ارتباط میان مدیران استخدام و جمع‌آوری بازخوردهای جلسات مصاحبه

  سیستم تجزیه و تحلیل استخدام برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد، ازجمله نرخ تبدیل

  شاخص‌های پیروی از قوانین برای حفظ امنیت شما

  معرفی کامل و جامع سازمان که تجربه فوق‌العاده‌ای را به متقاضی پیشنهاد می‌کند

  سیستم‌های بررسی پیشینه متقاضی، سابقه اعتیاد و ارزیابی‌های قبل از غربالگری

   شرح مفصل جریان کار و داشبوردهای جامع (ارائه داده‌ها از طریق ابزارهای متنی و گرافیکی).

اما آژانس‌های کاریابی که وظیفه جذب نیرو برای سایر شرکت‌ها را بر عهده دارند، از ابزارهای جذب نیرو استفاده می‌کنند. ابزار جذب نیرو به تکنولوژی‌هایی اطلاق می‌شود که آژانس‌ها برای مدیریت پروژه‌های استخدام خارجی(external recruiting) از آنها استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها با هدف کمک به آژانس‌ها برای مدیریت متقاضیان و اطلاعات تماس آنها طراحی شده‌اند.

اصلی‌ترین قابلیت این سیستم‌ها، جست‌وجوی متقاضیان و مدیریت سفارشات کار است. این سیستم‌ها درباره جریان کار توضیحی نمی‌دهند چرا که با هدف ادغام در فرآیندهای داخلی سازمان طراحی نشده‌اند. و در نهایت اینکه، تجزیه و تحلیل به‌کار رفته در این سیستم‌ها تنها با هدف ارزیابی عملکرد آژانس طراحی شده‌ است، بنابراین نمی‌توانند داده‌های مربوط به مسوولان مصاحبه و متقاضیان را در این ارزیابی‌ها تاثیر دهند.

نکته: شرکت‌هایی که ادعا می‌کنند نرم‌افزارهایشان متناسب با نیازهای هر دو گروه (کارفرمایان و آژانس‌های کاریابی) طراحی شده، معمولا نمی‌توانند رضایت هیچ یک از طرفین را جلب کنند. اگر شرکتی نرم‌افزارش را به شما پیشنهاد کرد، از آنها بپرسید که «مشتری شما چه کسانی هستند، کارفرمایان یا آژانس‌های کاریابی؟» اگر جواب واضحی دریافت نکردید، از آنها خرید نکنید.حالا که مرز میان این دو نرم‌افزار را مشخص کردیم، نوبت به مرحله بعد می‌رسد. طبیعتا، شما به تک‌تک شرکت‌های عرضه‌کننده این سیستم‌ها دسترسی ندارید. پس باید ابتدا فرآیند انتخاب سیستم و تاریخ مورد نظرتان برای راه‌اندازی آن را مشخص کنید.

  تعیین خط زمانی و تاریخ اجرا

درست مثل هر پروژه دیگری، این پروژه نیز نیازمند زمان‌بندی است. ابتدا تاریخ پایان پروژه را مشخص کنید. در این مورد، پایان پروژه همان روز فعال‌سازی سیستم است. شما برای فعال‌سازی کامل این سیستم به یک ماه زمان نیاز دارید. پس باید یک ماه قبل از فعال‌سازی، به یک جمع‌بندی برسید. تکمیل تحقیقات، انجام تماس‌ها و اجرای نسخه‌های آزمایشی نیز حدودا یک ماه زمان می‌برد. این یعنی فرآیند انتخاب یک سیستم جدید، از مرحله تحقیقات تا مرحله فعال‌سازی، حدودا هشت هفته طول می‌کشد.

  یک طرح کلی از فرآیند انتخاب

شاید بخواهید پیش از انتخاب سیستم، تحقیقات جامع به عمل آورید، اما زمان شما محدود است. کلید موفقیت در انتخاب یک سیستم، تهیه یک طرح ساختارمند است که مراحل انتخاب سیستم را مشخص کند. این طرح کمک می‌کند تا قابلیت‌های سیستم‌ها را بررسی کنید و روند پیشرفت خود را زیر نظر داشته باشید. فرآیند انتخاب شامل سه مرحله است:

تحقیقات مستقل: برای شروع بهتر است سراغ همتایان خود بروید. پرس و جو کنید. بپرسید که براساس چه منطقی سیستم مورد نظر خود را انتخاب و در چه مواردی از این سیستم‌ها استفاده کرده‌اند. همچنین در اینترنت جست‌وجو کنید. در بعضی از وب‌سایت‌ها می‌توانید نظرات کاربران درباره این سیستم‌ها را مطالعه کنید.

تماس‌های اکتشافی: پیش از اجرای نسخه آزمایشی، دست‌کم با یکی از فروشنده‌های این سیستم‌ها تلفنی صحبت کنید. درباره قابلیت‌های سیستم سوال کنید و بپرسید که کسب‌وکارهای مشابه شما (از نظر اندازه و نوع فعالیت) از خرید خود راضی بوده‌اند یا خیر. پیش از قبول ملاقات حضوری یا نسخه آزمایشی، از قیمت و مدت زمان قرارداد اطمینان حاصل کنید.

اجرای نسخه آزمایشی: این روزها بسیاری از خرید و فروش‌ها از طریق اینترنت انجام می‌شود. ملاقات‌های اینترنتی به یک موضوع عادی تبدیل شده. اجازه دهید فروشنده قرار ملاقات را تعیین کند. یک فروشنده خوب کسی است که براساس اطلاعاتی که از تماس تلفنی دریافت کرده، یک نسخه آزمایشی مناسب را به شما ارائه دهد. او باید بتواند این نسخه را به طور «زنده» به نمایش بگذارد نه به‌صورت پاورپوینت. اگر او به حضور یک مهندس در این ملاقات اصرار داشت، این یعنی برنامه به شدت پیچیده است و نه شما و نه اعضای تیمتان نمی‌توانید حتی از نسخه آزمایشی آن سر در بیاورید.

نکته: نسخه‌های رایگان که برای مدت محدود قابل استفاده هستند به هیچ وجه توصیه نمی‌شوند. شما برای فعال‌سازی یک سیستم ردیابی باید چند مرحله اساسی را طی کنید. اگر فروشنده یک نسخه رایگان را به شما پیشنهاد کند، این مراحل به درستی طی نخواهند شد.

وقتی این مراحل را پشت سر می‌گذارید، دیر یا زود به سیستمی برمی‌خورید که از نظر کارکرد با نیازهای‌تان متناسب است. اما این برای تصمیم‌گیری کافی نیست. پیش از خرید محصول، باید شروط قرارداد، مدل قیمت‌گذاری سیستم، فرآیند اجرا و پیشنهادهای مربوط به پشتیبانی را نیز در نظر داشته باشید.

  درک ساختار قیمت‌گذاری

سیستم‌های مدرن، قراردادهای مدرن: قراردادهای امروز که از آنها با عنوان «توافق‌نامه کاربر» یا «شرایط استفاده از خدمات» یاد می‌شود طولانی و خسته‌کننده‌اند اما باید آنها را بخوانید و درک کنید. این قراردادها مسوولیت‌های طرفین را مشخص می‌کنند. از فروشندگانی که قرارداد نمی‌بندند، دوری کنید. البته، نیازی به قراردادهای سختگیرانه نیست. خوشبختانه طی ۱۰ سال گذشته، برای درج قراردادهای فروش نرم‌افزار از یک زبان مشترک و استاندارد استفاده می‌شود.

مدت قرارداد: از فروشندگانی که قراردادهای چندین و چند ساله می‌طلبند، دوری کنید. استخدام، یکی از پویاترین فرآیندهای هر کسب‌وکاری است. اقتصاد جهان گاهی به یک مو بند است و نوسانات آن می‌تواند منابع و بودجه استخدام را به شدت تحت تاثیر قرار دهد. مدت قرارداد شما با این فروشندگان نباید بیش از یک سال باشد. شما باید آزادی عمل داشته باشید تا هر وقت که خواستید، سیستم‌ها را تغییر دهید.

عاقلانه خرج کنید: با توجه به انبوه سیستم‌های موجود در بازار، قیمت‌گذاری‌ها نیز می‌تواند متنوع باشد. رایج‌ترین استراتژی قیمت‌گذاری، قیمت‌گذاری بر اساس نوع کاربری یا قابلیت‌های محصول است. از فروشندگانی که بر اساس تعداد مشاغل یا آگهی‌ها از شما پول می‌گیرند، دوری کنید. هزینه‌های اضافی می‌تواند به بودجه استخدام شما استرس وارد کند و این استرس پس از مدتی به مشتریان شما نیز منتقل خواهد شد.

  برنامه فعال‌سازی: مراحل و خط زمانی

پس از انتخاب سیستم، نوبت به مرحله «پذیرش» می‌رسد. درست مثل استخدام یک نیروی جدید، باید برای این مرحله نیز یک خط زمانی تعیین کنید. در واحدهای منابع انسانی به این مرحله «پیاده‌سازی» می‌گویند. مراقب باشید. علت اصلی شکست این سیستم‌ها، کمبود قابلیت‌ها نیست، بلکه ناتوانی در فعال‌سازی سیستم است.

فروشنده سیستم باید ضمانت کند که سیستم به درستی اجرا خواهد شد. همچنین خط زمانی و حجم فعالیت‌های لازم برای فعال‌سازی را نیز در نظر داشته باشید. اینکه یک سیستم هزاران قابلیت داشته باشد، کافی نیست. وقتی فعال‌سازی یک سیستم چندین ماه طول می‌کشد، ناگزیر از پروژه‌های دیگر، مثل استخدام نیروهای جدید غافل می‌شوید. دوره پروژه‌های وقت‌گیر و طولانی به پایان رسیده. برنامه شما باید چابک، سبک و چندکاربردی باشد. ما برای رواج این ایده، به جای پیاده‌سازی از واژه «فعال‌سازی» استفاده می‌کنیم.

  مراحل فعال‌سازی

۱. جمع‌آوری داده‌ها: برای شروع، بسیاری از فروشندگان از شما می‌خواهند اطلاعات مربوط به فرآیندهای استخدام شرکت را در اختیار آنها قرار دهید. فروشندگان با کمک این اطلاعات می‌توانند حساب کاربری شما را به نحوی راه‌اندازی کنند که پاسخگوی نیازهایتان باشد.

۲. تماس اولیه: طی این تماس، مدیر فعال‌سازی درباره مدت زمان و انتظارات متقابل صحبت می‌کند و به سوالات شما پاسخ می‌دهد. بهتر است در این جلسه، مسوولان فنی و منابع انسانی نیز حضور داشته باشند تا با نقش‌ها و وظایف خود آشنا شوند.

۳. پیکربندی حساب کاربری: اطلاعات به دست آمده از تماس اولیه به تیم راه‌اندازی کمک می‌کند تا حساب کاربری شما را پیکربندی کنند. شما این فرآیند را تنها یک بار طی می‌کنید.

۴. آموزش سیستم: سیستم‌های امروزی به برنامه‌های آموزشی پیچیده نیازی ندارند. کاربران می‌توانند در جلسات آموزشی که شرکت فروشنده دایر می‌کند، شرکت کنند.

۵. اتصال سیستم به صفحه آگهی سازمان: برای آنکه میان متقاضیان و سیستم، ارتباط زنده برقرار شود، باید این سیستم را به صفحه آگهی آنلاین متصل کنید. به محض اتصال، متقاضیان وارد فرآیند جذب نیرو می‌شوند و اینجاست که ارزش اصلی سیستم ردیابی بر شما آشکار می‌شود.

نکته: سیستم را از شرکتی خریداری کنید که به شما در فرآیند فعال‌سازی کمک می‌کند. این روزها، یک عملیات فعال‌سازی موفق، دستاوردی است که می‌توانید آن را به عنوان یک موفقیت در رزومه خود ذکر کنید.

  پشتیبانی پس از فعال‌سازی

پس از راه‌اندازی سیستم، همه چیز باید طبق خواسته و انتظار شما پیش برود. مثلا هر جایگاه شغلی جدید باید بلافاصله در سیستم قرار بگیرد و پس از دریافت درخواست‌های شغلی، نام افراد باید بلافاصله به‌عنوان متقاضی در سیستم ثبت شود.

به دنبال یک شریک باشید: فراموش نکنید که ارتباط شما با فروشنده نباید بلافاصله پس از انجام معامله به پایان برسد. آموزش و پشتیبانی، دو عامل مهمی هستند که موفقیت یک سیستم را تضمین می‌کنند. در تماس و جلسات اولیه، نسبت به دریافت خدمات و آموزش از فروشنده اطمینان حاصل کنید.

از آنها بپرسید: «چه خدماتی دریافت خواهیم کرد؟ معیار شما برای سنجش عملکرد تیم‌های پشتیبانی‌تان چیست، زمان پاسخگویی، مدت زمان حل مساله، نرخ رضایت یا حفظ مشتری؟»  فروشنده‌ای را انتخاب کنید که بتواند به این سوالات پاسخ شفاف دهد و بر کیفیت خدمات مشتری تاکید کند. از آنها بخواهید برای تایید کیفیت خدماتشان، شما را به سایر مشتریان خود ارجاع دهند.

  منابع آموزشی و توسعه شغلی

فروشنده سیستم باید منابع آموزشی لازم را در اختیار شما قرار دهد تا علاوه بر آشنایی با سیستم، از نظر شغلی پیشرفت کنید. وقتی سیستمی به خوبی در فرآیندهای سازمان ادغام می‌شود، دیگر نامش یک نرم‌افزار نیست، بلکه شاهرگ حیاتی سازمان است که شما را در انجام فعالیت‌های روزانه و مسیر شغلی‌تان یاری می‌کند. به همین علت، فروشنده سیستم باید به‌طور مستمر منابعی فراهم کند که به پیشرفت شما کمک کند.

 فرآیند استخدام را دگرگون کنید

انتخاب یک سیستم ردیابی متقاضی یک تصمیم مهم است. خوشبختانه، سکان این کشتی در دستان شماست. با رعایت نکات ذکر شده، می‌توانید مناسب‌ترین سیستم را انتخاب کنید.